Ein Vormittag mit Anna
Beispiel mit erfundenem Betrieb und erfundenen Namen. So kann ein Vormittag aussehen, wenn Anna eingerichtet ist.
07:45 · Montage beim Kunden
Ein Anruf kommt herein. Anna begrüßt die Anruferin im Namen Ihres Betriebs, fragt nach dem Anliegen und notiert: Angebot für eine neue Badezimmertür, Rückruf am Nachmittag.
09:30 · Stammkunde mit Rückfrage
Ein Kunde ruft wegen eines laufenden Auftrags an. Ist das Gesprächsgedächtnis aktiviert, erkennt Anna die Nummer und weiß, worum es zuletzt ging. Der Kunde muss nicht alles von vorne erklären.
10:15 · Es ist dringend
Ein Wasserschaden. Nach Ihren Regeln gibt Anna das Gespräch weiter – angekündigt: Bevor Sie übernehmen, erfahren Sie, wer anruft und worum es geht. Passt es gerade gar nicht, steht der Fall ganz oben in Ihrer Übersicht.
12:00 · Mittagspause
Sie öffnen die App bzw. Web-App: drei Anrufe, jeweils mit kurzer Zusammenfassung. Zwei Rückrufe sind offen, einer ist schon erledigt. Sie rufen zurück und haken ab.
Was Anna im Handwerksbetrieb übernimmt
Anfragen aufnehmen
Name, Anliegen und passende Rückrufzeit – auch wenn Anrufer zwischendurch nachfragen oder etwas ergänzen.
Rückrufe organisieren
Jeder Rückrufwunsch steht in der Übersicht, mit Status „offen“ oder „erledigt“. Keine Zettel im Firmenauto.
Dringendes weitergeben
Nach den Regeln, die Sie festlegen – mit Ankündigung, wer anruft und warum.
Abwesenheit abdecken
Urlaub, Betriebsurlaub oder ein langer Montagetag: Begrüßung und Abwesenheitszeiten stellen Sie selbst ein.
Was Anna nicht tut
Anna ersetzt keinen Fachmann und gibt sich nicht als Mensch aus. Was sie Anrufern sagen soll und was Sie lieber selbst besprechen, legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest. Sie sorgt dafür, dass Anrufer gut aufgehoben sind und Sie danach wissen, was zu tun ist.
Termine im Kalender
Wenn Ihr Betrieb Microsoft 365 nutzt, kann Anna mit Ihrem Kalender verbunden werden. Wie weit das reicht, hängt von der Einrichtung ab – das klären wir in der Demo. Mehr dazu in den häufigen Fragen und zu den Kosten.