Mitten in der Montage
Die Hände sind voll, das Handy vibriert in der Tasche. Anna nimmt ab, notiert Namen, Anliegen und wann der Rückruf passt.
KI-Telefonassistentin für kleine Unternehmen in Österreich
Sie kümmern sich um Ihre Kunden. Anna ums Telefon.
Anna nimmt Anrufe entgegen, hält Anliegen fest und organisiert die nächsten Schritte. Natürlich im Gespräch, flexibel einstellbar und mit App und Web-App für Ihren Überblick.
- Natürlich sprechen
- Rückrufe im Blick
- Einstellungen selbst anpassen
Anrufe · heute Beispielansicht
Anna spricht mit Fr. Berger · hört dabei zu
- 08:05 Hr. NovakFragt nach dem Liefertermin · Rückruf erledigt Erledigt
- 09:12 Fr. BergerAngebot Küchenfronten · Rückruf nach 16 Uhr Rückruf offen
- 10:47 Büro LehnerTermin verschieben auf Donnerstag Termin
- 11:30 Unbekannte NummerWasserschaden · angekündigt durchgestellt Dringend
2 offen · 1 erledigt · 1 durchgestellt
Aus dem Arbeitsalltag
Das Telefon klingelt. Sie sind gerade beim Kunden.
Abheben heißt unterbrechen. Nicht abheben heißt: Später zurückrufen, ohne zu wissen, worum es geht.
Im Gespräch mit einer Kundin
Sie möchten nicht mitten in der Beratung aufs Display schauen. Anna kümmert sich, und nach dem Termin lesen Sie in Ruhe nach.
Rückrufe auf Zetteln
Wer hat angerufen, wer wartet noch? Bei Anna steht jedes Anliegen in einer Übersicht – offen oder erledigt.
Anna ersetzt dabei niemanden aus Ihrem Team. Sie sorgt dafür, dass Anrufer gut aufgehoben sind, während Sie arbeiten.
Anna im Gespräch
Nachfragen, unterbrechen, festhalten.
So klingt ein typischer Anruf. Anna lässt sich ins Wort fallen, geht auf Zwischenfragen ein und fasst am Ende zusammen, was sie notiert hat.
Beispieldialog, kein Mitschnitt.
Betrieb und Namen sind erfunden. Wie Anna wirklich klingt, hören Sie in der Demo – live am Telefon.
Anna in der Demo erleben Beispieldialog
- Anna
Grüß Gott, hier ist Anna, die digitale Assistentin der Tischlerei Muster. Herr Muster ist gerade bei einem Kunden. Worum geht es?
- Anruferin
Ich hätte gern ein Angebot für neue Küchenfronten.
- Anna
Gerne. Damit Herr Muster Sie zurückrufen kann: Wie ist Ihr Name, und wann erreicht er Sie am …
- Anruferin
Moment, kurz noch: Machen Sie auch Einbauschränke?
Unterbrechung - Anna
Das nehme ich gern mit auf – das bespricht Herr Muster am besten direkt mit Ihnen. Wie ist Ihr Name?
Geht darauf ein - Anruferin
Berger. Am besten nach 16 Uhr.
- Anna
Danke, Frau Berger. Ich notiere: Angebot für Küchenfronten, Frage zu Einbauschränken, Rückruf heute nach 16 Uhr unter dieser Nummer. Passt das so?
Fasst zusammen - Anruferin
Ja, passt. Danke!
Danach in der Web-App
- Anliegen
- Angebot Küchenfronten, Frage zu Einbauschränken
- Nächster Schritt
- Rückruf heute nach 16 Uhr
- Status
- Rückruf offen
So funktioniert’s
Vom Anruf zur nächsten Handlung.
Ein KI-Telefonassistent ist nur so gut wie das, was nach dem Gespräch passiert. Bei Anna sind es drei Schritte.
- 1
Anna nimmt ab.
Sie begrüßt den Anrufer passend zu Ihrem Betrieb und erfasst das Anliegen. Bekannte Nummern kann sie erkennen.
Beispiel „Grüß Gott, hier ist Anna von der Tischlerei Muster …“
- 2
Anna klärt den nächsten Schritt.
Rückruf aufnehmen, einen Termin unterstützen oder ein dringendes Gespräch nach Ihren Regeln weitergeben, mit Ankündigung, wer anruft und worum es geht.
Beispiel Rückruf für Frau Berger, heute nach 16 Uhr.
- 3
Sie behalten den Überblick.
Zusammenfassung lesen, Offenes bearbeiten, Erledigtes markieren. In der Web-App oder unterwegs in der App.
Beispiel Nach dem Rückruf: „Erledigt“ – fertig.
Vorteile
Was Anna für Ihren Betrieb übernimmt.
Gespräche, die sich natürlich anfühlen
Anna hört zu, während sie spricht. Anrufer können nachfragen, ergänzen oder ihr ins Wort fallen, ohne auf das Ende einer starren Ansage zu warten.
Siehe Beispieldialog oben: Die Zwischenfrage wird aufgenommen, nicht überhört.
Wissen, was offen ist
Nach jedem Anruf steht eine kurze Zusammenfassung bereit. Offene Rückrufe und Bearbeitungsstände sehen Sie auf einen Blick, statt auf Zetteln.
Zu sehen in der Beispielansicht der Web-App.
Sie bestimmen die Abläufe
Begrüßung, Abwesenheitszeiten, Stimme und Weiterleitung passen Sie selbst an. Wird es dringend, kündigt Anna an, wer anruft und worum es geht, bevor Sie übernehmen.
Gesprächsgedächtnis für bekannte Nummern: einstellbar und löschbar.
Passend angebunden
Wo es zu Ihrem Betrieb passt, wird aus dem Gespräch direkt ein nächster Arbeitsschritt: ein Termin im Kalender oder ein Ticket im Supportsystem.
Dokumentiert: Microsoft 365 (Kalender) und Atera (Tickets, Kundendaten).
App und Web-App
Nach dem Termin wissen Sie, was am Telefon passiert ist.
In der Web-App sehen Sie alle Anrufe mit Zusammenfassung, offene Rückrufe und den Bearbeitungsstand. Dort passen Sie auch Begrüßung, Abwesenheit und Weiterleitung an.
- Anrufübersicht – wer hat wann angerufen
- Zusammenfassung – worum es ging, in wenigen Zeilen
- Rückrufe – was noch offen ist
- Bearbeitungsstatus – Erledigtes abhaken
Anna gibt es zusätzlich als App für unterwegs. Welche Funktionen auf Ihrem Gerät verfügbar sind, zeigen wir Ihnen in der Demo.
Anruf · heute 09:12 · 2:41 min Fr. Berger
Beispielansicht Worum ging’s
Möchte ein Angebot für neue Küchenfronten. Fragt zusätzlich, ob auch Einbauschränke gemacht werden.
Was Anna erledigt hat
Name und Anliegen aufgenommen, Rückrufzeit vereinbart, Zusammenfassung mit der Anruferin bestätigt.
Hier ist noch etwas offen
Rückruf heute nach 16 Uhr.
Wer hinter Anna steht
Ein Ansprechpartner, kein Callcenter.
Anna ist ein Produkt von thinkai, der KI-Marke der Pabeschitz Computer Consulting GmbH in Leopoldsdorf, Niederösterreich. Ihr Ansprechpartner ist Ing. Robert Pabeschitz, MSc, Geschäftsführer – von der Demo über die Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.
Wir setzen Anna im eigenen Betrieb ein. Version 2.0 nimmt bei uns seit Ende Oktober 2026 Anrufe entgegen. Was wir Ihnen in der Demo zeigen, nutzen wir also selbst.
Einrichtung
In drei Schritten startklar.
- Anforderungen besprechen. Welche Anrufe sollen bei Anna landen, und was soll danach passieren?
- Aufgaben und Anbindungen abstimmen. Begrüßung, Weiterleitungsregeln, Abwesenheit – und wo sinnvoll Kalender oder Ticketsystem.
- Gemeinsam testen. Erst wenn alles passt, erreicht Anna Ihre echten Anrufer.
Kosten
Was Anna kostet, steht transparent im Angebot.
Wir veröffentlichen keine Pauschalpreise, weil sich der Aufwand je Betrieb unterscheidet. Im Angebot sehen Sie getrennt:
- Einrichtung Abstimmung, Konfiguration, gemeinsamer Test
- Laufender Betrieb Anna, Web-App und Betreuung
- Telefonie und Nutzung abhängig von Ihrem Anrufaufkommen
- Optionale Anbindungen z. B. Kalender oder Ticketsystem
Daten und Kontrolle
Klar geregelt, klar erklärt.
Server und Datenbank in Österreich. Die Sprachverarbeitung nutzt zusätzlich den Cloud-Dienst OpenAI.
- Anna tritt offen als KI-Assistentin auf.
- Gesprächsgedächtnis: einstellbar und löschbar.
- Weiterleitung und Abwesenheit legen Sie selbst fest.
Häufige Fragen
Kann ich Anna selbst ausprobieren?
Ja – in einer persönlichen Demo. Sie hören Anna im Gespräch, stellen ihr selbst Fragen und sehen, was danach in der Web-App steht. Gleichzeitig besprechen wir, welche Anrufe Anna in Ihrem Betrieb übernehmen soll. Demo vereinbaren.
Kann ich meine bestehende Telefonnummer weiterverwenden?
Wie Anna mit Ihrer bestehenden Nummer verbunden wird, hängt von Ihrem Telefonanbieter und Ihrer Telefonanlage ab – zum Beispiel über eine Rufumleitung. Das prüfen wir in der Demo bzw. im Angebot konkret für Ihren Anschluss, statt Ihnen vorab etwas Pauschales zu versprechen.
Was passiert, wenn ein Anrufer einen Menschen sprechen möchte?
Das legen Sie fest. Anna kann ein Gespräch nach Ihren Regeln weitergeben – angekündigt: Sie erfahren vor der Übernahme, wer anruft und worum es geht. Passt es gerade nicht, nimmt Anna einen Rückrufwunsch auf, der danach in Ihrer Übersicht steht.
Was kann ich selbst einstellen?
Begrüßung, Abwesenheitszeiten, Stimme und Weiterleitung passen Sie selbst an. Das Gesprächsgedächtnis für bekannte Rufnummern ist einstellbar und lässt sich löschen.
Was sehe ich nach dem Anruf?
In der Web-App sehen Sie jeden Anruf mit einer kurzen Zusammenfassung, offene Rückrufe und den Bearbeitungsstand. Erledigtes markieren Sie direkt dort. Anna gibt es zusätzlich als App; welche Funktionen dort auf welchem Gerät verfügbar sind, zeigen wir Ihnen in der Demo.
Welche Kalender- oder Ticketsysteme werden unterstützt?
Konkret dokumentiert sind Microsoft 365 für Kalender und Atera für Tickets und Kundendaten. Wie weit eine Anbindung reicht, hängt von der Einrichtung ab. Andere Systeme prüfen wir gern – zusagen können wir sie erst nach dieser Prüfung.
Wo liegen die Daten und wie erfolgt die Sprachverarbeitung?
Server und Datenbank betreiben wir in Österreich. Für die Sprachverarbeitung im Gespräch nutzt Anna zusätzlich den Cloud-Dienst OpenAI. Welche Daten dabei anfallen und wie Sie Gedächtnis und Einstellungen steuern, besprechen wir offen mit Ihnen.
Wie werden Einrichtung und laufende Kosten vereinbart?
Über ein individuelles Angebot. Darin stehen getrennt: die Einrichtung, der laufende Betrieb, Telefonie bzw. Nutzung und optionale Anbindungen. So sehen Sie, wofür Sie zahlen. Mehr dazu auf der Seite Kosten.
Demo vereinbaren
Lernen Sie Anna kennen – und finden Sie heraus, wie sie Ihr Team am Telefon entlasten kann.
Erleben Sie Anna im Gespräch und besprechen Sie mit uns, welche Aufgaben sie in Ihrem Betrieb übernehmen kann.
Termin über Microsoft Bookings – Sie wählen Tag und Uhrzeit selbst. Lieber direkt?